Kaip susiūti dokumentus siūlu?

Žymos: #krepas #Linas

Netyčinis popierių išardymas, klastojimas, atsisakymas tikrinti ar saugoti, prašymų grąžinimas neišnagrinėtas – tai tik dalis netinkamai susistemintos vidinės dokumentacijos pasekmių. Norėdami išvengti baudų ir kitų nepageidaujamų incidentų, turėtumėte atsakingai tvarkyti programinę-aparatinę įrangą.

Nuostatai, reglamentuojantys dokumentų susiuvimo siūlais normas

Nėra GOST, kuriame būtų išsamus procedūros aprašymas. GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas“ nenagrinėja programinės aparatinės įrangos problemos, nors kai kurie šaltiniai ją klaidingai nurodo. Faktiškai turite vadovautis tik įmonės vidine chartija, standartinėmis biuro darbo instrukcijomis nuo 2005 m. ir Federalinio archyvo įsakymu Nr. (nuo 2009 m. gruodžio mėn.). Dominanti informacija pateikta 3.5.3 punkte ir priede Nr. 24.

Ko reikia paklodėms surišti?

Norėdami atlikti procedūrą, pirmiausia turite susipažinti su pridedama dokumentacija ir tik tada pereiti prie įrankių pasirinkimo. Be to, jų tipas dažnai priklauso nuo konkretaus dokumento storio ir svarbos. Taigi tvarkant labai ploną popierių lengviau naudoti adatą, su vidutinio dydžio – skylutėmis. Tūriniai, tankūs aplankai tvirtinami naudojant atsuktuvą ir vidutinio storio virvę.

Paprastai programinė įranga įdiegiama naudojant šiuos elementus ir įrenginius:

skylmušiai;
žirklės;
dygsnio failas;
siūlai arba pynė;
adata;
yla;
klijai.

Ypač storuose tomuose skylėms sukurti kartais naudojamas gręžtuvas. Tačiau jo naudojimas reikalauja atsargumo, įgūdžių ir tinkamo grąžto skersmens. Kalbant apie klijus, taisyklės yra labai paprastos. Guma yra draudžiama, nes ji gali būti spausdinama ant kitų lapų. Geros galimybės: įprastas spausdinimas PVA, kazeinas ir silikatas. Kiekvienas iš jų turi savo stipriąsias ir silpnąsias puses, tačiau apskritai jie visi yra maždaug vienodi.

Svarbu! Silikatiniai klijai palieka geltoną plutą, o pieštukas neužtikrina apsaugai būtino fiksacijos lygio.

Taip pat yra specialūs reikalavimai siūlams. Jie turi būti vidutiniškai storas, labai patvarus ir netekantis. Mylar juosta atitinka šiuos kriterijus. Jei jo trūksta, turėtumėte naudoti atšiaurų siūlą. Tinka ir medvilnė, bet tik daug kartų sulankstyta (kad sutirštėtų ir padidėtų atsparumas plyšimui).

Svarbu! Rankinis metodas naudojant siūlą nėra vienintelis galimas sprendimas. Siuvinėjimui buvo išrastos specialios mašinos ir mašinos.Kai kurie iš jų atskirus lakštus pritvirtina spyruokle, plastiku ar metalu (pirmasis variantas lengvai atsiuvamas). Kiti užtikrina vientisą klijų sujungimą.

Žingsnis po žingsnio instrukcijos, kaip susiūti dokumentus su siūlu

Pagrindinis metodų skirtumas yra skylių skaičius ir atstumas tarp jų. Pagal šį kriterijų išskiriami metodai, skirti 2, 3, 4 ir 5 skylėms. Kartais naudojama papildoma kampinė programinės įrangos versija. Tačiau jis tinka ribotam straipsnių skaičiui (ne byloms ir ataskaitoms).

Dviejose skylėse

Paprasčiausias variantas. Tinka tvarkyti vidinius dokumentus, kurie vėliau nebus pateikti išorės institucijoms peržiūrėti.

Veiksmų algoritmas:

spausdinti dokumentą, sutvarkyti lapus;
perforuoti skyles skylutėmis;
siūlai;
padarykite mazgą ant sriegio (neturi būti priekinėje pusėje);
iškirpti lapą iš susiuvimo failo;
klijuokite jį virš mazgo, kad virvės galai nebūtų visiškai uždengti (jie turėtų baigtis žemiau);
užpildykite programinės įrangos lapą.

Elementai, kuriuos reikia užpildyti, jau yra atspausdinti programinės įrangos lape. Belieka padaryti atitinkamo pobūdžio užrašus. Rekomenduojama pastos spalva: mėlyna arba juoda. Paprastai šį klausimą reglamentuoja standartai, parengti pačioje įmonėje.. Jei tokio dokumento nėra, darbas atliekamas mėlynu rašikliu.

Jei nėra susiuvimo lapo, iškirpkite balto popieriaus lapą, kurio matmenys 3x5 cm. Tada suklijuokite ir uždėkite užrašą „susiūti ir sunumeruoti“. Be to, nurodomas puslapių skaičius, atsakingo asmens duomenys ir parašas, data. Viršuje yra antspaudas.

Svarbu! Vietoj plombos gali būti naudojamas vaško atspaudas, tačiau jis laikomas pasenusia ir mažiau patikima plombavimo forma.

Trys pradūrimai

Pirmiausia verta tiksliai nubrėžti, kur bus skylės. Idealiu atveju jie turi būti centre, nebent reikalaujama kitaip. Jie taip pat turėtų būti vienodu atstumu vienas nuo kito. Jie turi būti dedami ant kairiojo dokumento krašto.

Žingsnis po žingsnio proceso vaizdavimas:

adata padarykite pradūrimą tiksliai kairiojo lapo krašto viduryje (adata įeina iš galinės pusės ir išeina iš priekinės pusės);
atlikti antrą punkciją (adata patenka iš priekinės dokumento pusės ir išeina iš galo);
padaryti trečią punkciją (adata patenka iš užpakalinės pusės ir išeina iš priekio);
vėl įkiškite adatą į skylę Nr. 1;
suriškite mazgą (nuo sriegio palikite bent 7 cm);
klijuokite programinės įrangos lapą;
užtikrinti.

Keturiais

Veiksmų seka:

padaryti skyles;
adatos įkišimas iš galinės pusės (ji turi patekti į 2 angą, skaičiuojant iš dešinės į kairę);
įverti adatą ir siūlą į 1 skylę dešinėje;
tada siūlas vėl siunčiamas į 2-ąją skylę dešinėje;
po to adata siunčiama į 3 skylę dešinėje;
tada pereikite prie kairiosios punkcijos;
grįžti į 3 skylę;
paimkite jį į kitą pusę ir padarykite mazgą.

Formuodami mazgą turite įsitikinti, kad siūlas jokioje vietoje nenuslinks. Ji turėtų tvirtai ir tvarkingai pritvirtinti puslapius.

Penktą

Ši technika naudojama itin retai. Paprastai priežiūros ir reguliavimo institucijas tenkina galimybė su 3–4 skylėmis. Padidinimas iki 5 rodo, kad minėti dokumentai yra griežčiausios atskaitomybės ir svarbiausios svarbos dokumentai. Pavyzdžiui, taip tvarkomos kai kurios mokesčių ataskaitos.

Svarbu! Jei yra 5 skylės, suklijuotą stačiakampį reikia iškirpti iš popieriaus, o skylės turi būti išdėstytos 5 cm atstumu viena nuo kitos.

Adatos įdėjimo seka priklausomai nuo skylės skaičiaus (galima skaičiuoti nuo bet kurio krašto):

3–4;
4–5;
5-4;
4-3;
3-2;
2-1;
1–2;
2–3.

Šiame etape siūlas turi būti pritvirtintas mazgu.

Į kampą

Chartija ir kai kurie prekybos pramonės popieriai gali būti siuvami kampiniu būdu. Taikant šį metodą, viršutiniame kairiajame kampe padaroma viena skylė. Į jį įsriegiama per pusę perlenkta juostelė (40 cm). Įdėkite jį taip, kad išlenkta vidurinė dalis būtų galinėje pusėje, o galai - priekinėje pusėje.

Toliau uodegos įsriegtos į kilpą. Taip susidaro mazgas. Jį reikia perkelti į ne priekinę dokumento pusę ir pritvirtinti stačiakampiu popieriaus lapu. Ant popieriaus lapo jie rašo:

dygsniuotas, sunumeruotas;
lapų skaičius (raidės ir skaičiai, pastarieji turi būti skliausteliuose);
darbuotojo inicialai kartu su parašu (paskutinis pirmas, po jo nurodomas jo dekodavimas).

Reikalavimai surištų dokumentų rengimui

Nesiūkite naudodami segiklį, klijus ar sąvaržėlę. Jie neužtikrina atitinkamo lygio apsaugos: tokiais tvirtinimo būdais galima ramiai nuimti tvirtinimo elementą, nuimti lakštus, juos pakeisti ar pridėti naujų. Jei auditorius, mokesčių tarnyba ar kita reguliavimo institucija pamato tokiu būdu susiūtą dokumentą, organizacija gali turėti įvairių problemų., pradedant atsisakymu priimti ataskaitas ir baigiant ultimatumo paskelbimu nedelsiant ištaisyti visus svarbius archyve esančius popierius.

Svarbu! Jei abejojate savo įgūdžiais arba susiduriate su būtinybe atnaujinti didelį dokumentų kiekį, prasminga kreiptis pagalbos į specialistus. Tokio pobūdžio paslaugas teikia archyvai ir spaustuvės. Tuo pačiu metu nereikia laukti skubaus užsakymo įvykdymo dėl organizacijų darbo krūvio. Jie turi daug darbo ypač ataskaitų ir diplomų teikimo laikotarpiu.

Skylių skaičius iš tikrųjų vaidina svarbų vaidmenį. Nustatydami reikiamą skaičių, turėtumėte pradėti nuo sutarties svarbos. Paprasčiausia turinio prasme dokumentacija susiūta 2 skylėmis, o ypač vertinga – 5 skylėmis.

Taip pat atsižvelgiama į atstumą tarp skylių. Geriausias variantas: kiekvienas yra 3 cm atstumu nuo ankstesnio.Kad atitiktų reikalavimą, atliekamas paruošiamasis išlyginimas: iš anksto planuojama, kur reikia padaryti skyles. Tačiau Taisyklingos linijos ne visada padeda. Pavyzdžiui, iškreiptos skylės dažnai atsiranda, kai pateikiami labai stori dokumentai ar žurnalai. Dirbdami su jais turėtumėte naudoti ylą ir elgtis ypač atsargiai. Naudotą siūlą geriau įverti į adatą – tai padės teisingai ir tiksliai įvesti.

Didelis dėmesys skiriamas puslapių numeracijai. Pagrindiniai klausimai šiuo klausimu:

Naudojami arabiški skaitmenys;
skaičiai išdėstyti didėjančia tvarka;
Vieta: viršutiniame dešiniajame kampe;
numeris neturi būti už lapo krašto;
paraiškos taip pat turi būti numeruojamos;
programos numeracijos tipas: tęstinis;
pridedant laišką, ataskaita daroma pradedant nuo voko (ant jo dedamas pirmasis numeris);
kiekvienas laiško puslapis numeruojamas priklausomai nuo pateikimo tvarkos;
Dirbant su byla, pateikta keliuose tomuose, kiekvieno iš jų turinys numeruojamas atskirai.

Specialusis spausdinimas taip pat reikalauja požiūrio. Jis turi būti įdiegtas paskutinis ir taip, kad tuo pačiu metu būtų programinės įrangos lape ir dokumente. Jei individualus verslininkas neturi asmeninio antspaudo, jis gali praleisti šį veiksmą.

Svarbu! Jei tada dokumentas įdedamas į aplanką, tada nebereikia klijuoti lapo „susiūtas, sunumeruotas, pasirašytas“ aplanko gale. Tam tinkama vieta yra paskutinio susiūto lapo užpakalinė pusė.

Pildant susiuvimo lapą, kapoti nereikia. Kiekviena informacija turi būti lengvai skaitoma. Santrumpos taip pat neleidžiamos. Be to, turėtumėte suformatuoti įrašą taip, kad jis būtų tiek dokumento viršuje, tiek ant įklijuoto popieriaus stačiakampio.